Datenschutzerklärung / Privacy Policy

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG) ist:

Kolman-Koval Reinigung
Hofgutweg 2
3400 Burgdorf, Schweiz
E-Mail: kolmankoval@gmail.com
Telefon: 078 200 86 40
Kontaktperson Datenschutz: Inna Kolman-Koval, i.kolmankoval@gmail.com

Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns jederzeit unter kolmankoval@gmail.com. Eine gesetzliche Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzberaters besteht für unser Unternehmen nicht.

2. Grundsatz

Wir bearbeiten Personendaten ausschliesslich im Rahmen der schweizerischen Datenschutzgesetzgebung. Wir erheben nur diejenigen Daten, die wir für die Erbringung unserer Reinigungsdienstleistungen, für die Kommunikation mit Ihnen und für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten tatsächlich benötigen.

3. Welche Daten wir bearbeiten

Kategorie	Konkrete Daten	Woher
Kontaktdaten	Name, Vorname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse	Von Ihnen: Kontaktformular, WhatsApp, Telefon, E-Mail
Auftragsdaten	Adresse des Reinigungsobjekts, Grösse und Anzahl Zimmer, gewünschte Termine, besondere Wünsche, Zugangsinformationen	Von Ihnen im Rahmen der Offerte und des Reinigungsprotokolls
Vertrags- und Abrechnungsdaten	Vertragsinhalt, erbrachte Einsätze, Rechnungen, Zahlungseingänge, allfällige Mahnungen	Aus der Vertragsabwicklung
Kommunikationsdaten	Inhalt und Zeitpunkt von Nachrichten (WhatsApp, E-Mail), Rückmeldungen zur Qualität	Aus dem Austausch mit Ihnen
Technische Daten der Website	IP-Adresse (gekürzt), Gerätetyp, Browser, besuchte Seiten, Verweildauer, Herkunft des Besuchs	Automatisch beim Besuch unserer Website

4. Zwecke der Bearbeitung

Erstellung von Offerten und Beantwortung von Anfragen
Abschluss und Abwicklung des Reinigungsvertrags, Einsatzplanung
Rechnungsstellung, Buchhaltung und Inkasso
Kommunikation mit Ihnen, Qualitätssicherung und Bearbeitung von Reklamationen
Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Meldepflichten
Messung und Verbesserung unserer Website und unserer Werbung

5. Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Ihre Daten gestützt auf die Vertragserfüllung (Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG), auf gesetzliche Pflichten, auf unser überwiegendes berechtigtes Interesse an einem sicheren und wirtschaftlichen Betrieb sowie – im Bereich Analyse und Werbung – auf Ihre Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.

6. Weitergabe an Dritte

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist:

Empfänger	Zweck
Unsere Mitarbeitenden (Reinigungspersonal)	Durchführung des Einsatzes: Adresse, Zugang, besondere Wünsche
Buchhaltung	Rechnungsstellung, Jahresabschluss
Steuerbehörden	Gesetzliche Melde- und Steuerpflichten
Versicherung	Ausschliesslich im Schadensfall zur Abwicklung eines Haftpflichtfalls
IT-Dienstleister (Hosting, Datenspeicherung, CRM)	Technischer Betrieb, siehe Ziff. 7 und 8

Alle Empfänger sind vertraglich oder gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

7. Speicherung Ihrer Daten

Anfragen und Kundendaten werden aktuell in Google Sheets (Google Ireland Limited) sowie in unserem E-Mail-Postfach bearbeitet. Wir planen den Wechsel zu einem CRM-System (System zur Kundenverwaltung); diese Datenschutzerklärung wird bei der Umstellung entsprechend angepasst.

Dabei können Daten auf Servern innerhalb und ausserhalb der Schweiz und der EU bearbeitet werden. Bei Übermittlungen in Länder ohne gleichwertiges Datenschutzniveau stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission bzw. auf anerkannte Angemessenheitsbeschlüsse.

8. Cookies, Analyse und Werbung

Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies sowie – nur mit Ihrer Einwilligung – Cookies und Skripte zur Analyse und Werbung. Ihre Einwilligung erteilen Sie über den Cookie-Hinweis beim ersten Besuch; Sie können sie jederzeit widerrufen.

Google Analytics

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Zweck: statistische Auswertung der Websitenutzung (Anzahl Besuche, Verweildauer, Herkunft, verwendete Geräte). Die IP-Adresse wird gekürzt übermittelt. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy

Google Tag Manager

Anbieter: Google Ireland Limited. Der Tag Manager verwaltet die eingesetzten Skripte und erhebt selbst keine personenbezogenen Daten, ermöglicht aber deren Ausführung.

Meta-Pixel (Facebook / Instagram)

Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland. Zweck: Messung der Wirksamkeit unserer Werbung auf Facebook und Instagram sowie Ausspielung passender Werbung an Personen, die unsere Website bereits besucht haben (Remarketing). Dabei werden Nutzungsdaten an Meta übermittelt und können mit einem allfälligen Meta-Konto verknüpft werden. Weitere Informationen: facebook.com/privacy/policy

Microsoft Clarity

Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, Dublin 18, Irland. Zweck: Analyse des Nutzungsverhaltens mittels Sitzungsaufzeichnungen und Heatmaps, um Bedienprobleme zu erkennen. Eingaben in Formularfelder werden dabei maskiert. Weitere Informationen: privacy.microsoft.com/privacystatement

9. Kommunikation über WhatsApp

Wenn Sie uns über WhatsApp Business kontaktieren, werden Ihre Telefonnummer, Ihr Profilname und der Inhalt Ihrer Nachrichten an WhatsApp Ireland Limited übermittelt und dort bearbeitet. Wir haben auf diese Bearbeitung keinen Einfluss.

Wenn Sie das vermeiden möchten, erreichen Sie uns jederzeit gleichwertig per E-Mail an kolmankoval@gmail.com oder telefonisch unter 078 200 86 40.

10. Aufbewahrungsdauer

Datenart	Dauer
Buchhaltungs- und Vertragsunterlagen	10 Jahre (Art. 958f OR)
Kundendaten ohne Vertragsabschluss (Offertanfragen)	12 Monate ab letztem Kontakt
Kommunikation (WhatsApp, E-Mail)	In der Regel 24 Monate nach Vertragsende
Website-Analysedaten	Gemäss Einstellungen des jeweiligen Dienstes, längstens 26 Monate

Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

11. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten: verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS), Zugriff nur für Personen, die die Daten für ihre Aufgabe benötigen, Passwortschutz und Zwei-Faktor-Authentifizierung bei den eingesetzten Systemen.

Schlüssel zu Ihrem Objekt werden ohne Adressangabe gekennzeichnet und ausschliesslich der zugeteilten Reinigungsperson übergeben.

12. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Rechts insbesondere folgende Rechte:

Auskunft darüber, ob und welche Daten wir über Sie bearbeiten
Berichtigung unrichtiger Daten
Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht
Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format (Datenportabilität)
Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen sowie Widerruf erteilter Einwilligungen

Wenden Sie sich dafür an kolmankoval@gmail.com. Zur Vermeidung von Missbrauch müssen wir Ihre Identität überprüfen. Sie haben zudem das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu beschweren.

13. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen, insbesondere bei Änderungen der eingesetzten Dienste. Massgebend ist die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.

1. Controller

The controller responsible for processing your personal data under the Swiss Federal Act on Data Protection (revFADP) is:

Kolman-Koval Reinigung
Hofgutweg 2
3400 Burgdorf, Switzerland
Email: kolmankoval@gmail.com
Phone: 078 200 86 40
Data protection contact: Inna Kolman-Koval, i.kolmankoval@gmail.com

For any privacy question you can reach us at kolmankoval@gmail.com. Our company is not legally required to appoint a data protection officer.

2. Principle

We process personal data strictly within the framework of Swiss data protection law. We collect only the data we genuinely need in order to deliver our cleaning services, communicate with you, and meet our legal obligations.

3. What data we process

Category	Specific data	Source
Contact details	Name, surname, phone number, email address	From you: contact form, WhatsApp, phone, email
Service details	Address of the property, size and number of rooms, preferred times, special requests, access information	From you during the quote and the cleaning protocol
Contract and billing data	Contract terms, visits performed, invoices, payments received, any reminders	From performing the contract
Communication data	Content and time of messages (WhatsApp, email), quality feedback	From our exchanges with you
Website technical data	IP address (truncated), device type, browser, pages visited, time on page, referral source	Automatically when you visit our website

4. Purposes of processing

Preparing quotes and answering enquiries
Concluding and performing the cleaning contract, scheduling visits
Invoicing, accounting and debt collection
Communicating with you, quality assurance and handling complaints
Meeting statutory retention and reporting obligations
Measuring and improving our website and our advertising

5. Legal bases

We process your data on the basis of contract performance (Art. 31 para. 2 lit. a revFADP), statutory obligations, our overriding legitimate interest in secure and efficient operations, and – for analytics and advertising – on your consent, which you may withdraw at any time.

6. Disclosure to third parties

We do not sell your data. We disclose it only where necessary for the purposes described or where required by law:

Recipient	Purpose
Our staff (cleaning personnel)	Carrying out the visit: address, access, specific requests
Accounting	Invoicing, annual accounts
Tax authorities	Statutory reporting and tax obligations
Insurer	Only in the event of damage, to process a liability claim
IT providers (hosting, data storage, CRM)	Technical operations, see sections 7 and 8

All recipients are bound to confidentiality by contract or by law.

7. Where your data is stored

Enquiries and client data are currently handled in Google Sheets (Google Ireland Limited) and in our email inbox. We plan to move to a CRM system (customer management system); this policy will be updated accordingly when we do.

Data may be processed on servers inside and outside Switzerland and the EU. For transfers to countries without an equivalent level of data protection, we rely on the European Commission's Standard Contractual Clauses or on recognised adequacy decisions.

8. Cookies, analytics and advertising

Our website uses technically necessary cookies and – only with your consent – cookies and scripts for analytics and advertising. You give consent via the cookie notice on your first visit and may withdraw it at any time.

Google Analytics

Provider: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland. Purpose: statistical analysis of website use (number of visits, time on site, referral source, devices used). The IP address is transmitted in truncated form. More information: policies.google.com/privacy

Google Tag Manager

Provider: Google Ireland Limited. The Tag Manager administers the scripts we use. It does not itself collect personal data, but it enables those scripts to run.

Meta Pixel (Facebook / Instagram)

Provider: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Ireland. Purpose: measuring the effectiveness of our advertising on Facebook and Instagram, and showing relevant ads to people who have already visited our website (remarketing). Usage data is transmitted to Meta and may be linked to a Meta account if you have one. More information: facebook.com/privacy/policy

Microsoft Clarity

Provider: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, Dublin 18, Ireland. Purpose: analysing user behaviour through session recordings and heatmaps in order to identify usability problems. Entries in form fields are masked. More information: privacy.microsoft.com/privacystatement

9. Communication via WhatsApp

If you contact us via WhatsApp Business, your phone number, profile name and message content are transmitted to and processed by WhatsApp Ireland Limited. We have no influence over that processing.

If you would rather avoid this, you can always reach us equally well by email at kolmankoval@gmail.com or by phone on 078 200 86 40.

10. Retention periods

Type of data	Period
Accounting and contract records	10 years (Art. 958f Swiss Code of Obligations)
Enquiries that did not lead to a contract	12 months from last contact
Communication (WhatsApp, email)	Normally 24 months after the contract ends
Website analytics data	As configured in each service, at most 26 months

Once these periods expire, the data is deleted or anonymised.

11. Data security

We take appropriate technical and organisational measures to protect your data: encrypted transmission (TLS/HTTPS), access limited to people who need the data for their work, password protection and two-factor authentication on the systems we use.

Keys to your property are labelled without any address and handed exclusively to the assigned cleaner.

12. Your rights

Under applicable law you have, in particular, the following rights:

Access to whether and what data we process about you
Rectification of inaccurate data
Erasure of your data, provided no statutory retention obligation applies
Portability – receiving your data in a common electronic format
Objection to certain processing, and withdrawal of consent you have given

To exercise these rights, write to kolmankoval@gmail.com. To prevent misuse we must verify your identity. You also have the right to lodge a complaint with the Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC).

13. Changes

We may amend this privacy policy at any time, in particular when the services we use change. The version published on our website is the one that applies.